Czym jest ergonomiczna segregacja dokumentów biurowych?
Właściwe przechowywanie i archiwizacja dokumentów to kwestia kluczowa w każdej firmie, bez względu na to, czy prowadzimy jednoosobową działalność, czy też agencję zatrudniającą setki osób. Dobrze zorganizowana przestrzeń nie tylko sprawi, że zadbamy o porządek i właściwą higienę w miejscu pracy, ale również stworzymy odpowiednie warunki sprzyjające podniesieniu efektywności i wydajności. Jak opisywać segregatory w firmie? W czym przechowywać dokumenty? Koniecznie sprawdź!
Ergonomiczna segregacja — co to znaczy?
Wychodząc naprzeciw rosnącym oczekiwaniom klientów, producenci mebli biurowych wciąż rozwijają i udoskonalają swoje produkty, aby zapewni nie tylko stylowe, ale i ergonomiczne wyposażenie, w znaczącym stopniu przekładające się na efektywność i jakość pracy. Ergonomiczne wyposażenie biura oraz segregacja dokumentów to sposób na zadbanie o przejrzystość informacji, właściwy porządek i organizację.
Ergonomiczna organizacja dokumentów to nie tylko odpowiednio opisane i uporządkowanie teczki, segregator z zakładkami, czy kartony. Podstawę stanowią przemyślane i funkcjonalnie zaprojektowane szafki, a także regały, które ułatwią sortowanie dokumentów archiwalnych i dostęp do zawartych w nich informacji. Nowoczesne meble biurowe do przechowywania dokumentów wyposażone są w poziomy układ skrytek, dzięki któremu możliwe jest zoptymalizowanie przestrzeni wewnątrz i umieszczenie w niej jak największej ilości ważnych materiałów. Regały i szafki zaprojektowane w ten sposób pozwalają również zaoszczędzić sporo miejsca w biurze.
Właściwie zaprojektowany ciąg ergonomicznych mebli biurowych pozwala na stworzenie spójnych i łatwych do utrzymania w ładzie systemów archiwizacyjnych. Oczywiście poza odpowiednimi meblami niezbędne będą także inne materiały biurowe jak wspomniane wcześniej, właściwie opisane teczki, czy segregatory, które sprawią, że porządkowanie dokumentów będzie o wiele prostsze i bardziej przejrzyste.
Porządkowanie dokumentów biurowych — jak to ogarnąć?
Sumienne i rzetelne podejście do sortowania dokumentów to jeden z podstawowych czynników wpływających pozytywnie na ergonomię miejsca pracy. Faktury, umowy i rachunki, bez właściwej archiwizacji mogą zniknąć gdzieś pod stosem szybko piętrzącej się papierologii, a nawet całkowicie przepaść. Poprawna organizacja dokumentów nie powinna być zatem działaniem przypadkowym, a dokładnie przemyślanym systemem, dzięki któremu każda faktura czy umowa będzie łatwo dostępna.
Jak uporządkować dokumenty w biurze? Dobrym rozwiązaniem może okazać się podział na te bardziej i mniej ważne. Dodatkowo warto posortować papiery ze względu na ich przeznaczenie np. poprzez trzymanie umów, faktur, czy ważnej korespondencji w osobnych szufladach, bądź kartonach. Jednym z najprostszych i najpopularniejszych zarazem rozwiązań jest etykieta do segregatora, która naklejona na grzbiet pozwala szybko odszukać interesujące nas informacje.
Oczywiście poprawna segregacja i porządkowanie dokumentów w biurze nie ogranicza się jedynie do szuflad, kartonów czy półek. Równie istotna jest przejrzysta organizacja przestrzeni przy stanowisku pracy, w czym pomoże organizer na biurko dostosowany do wielkości blatu. Warto również pamiętać, że solidna archiwizacja dokumentów w firmie to nie tylko sposób na szybszy przepływ informacji i efektywniejszą pracę. Jest to element niezbędny także pod względem prawnym.
Archiwizacja dokumentów — sposoby, jak to robić w praktyce
Mimo wciąż rozwijającej się cyfryzacji danych, przejście w 100% na dokumentację elektroniczną nie jest możliwe. Niektóre umowy i dokumenty wciąż muszą być podpisywane w formie fizycznej, a ich właściwe przechowywanie jest unormowane prawnie. Jak uporządkować dokumenty, aby zapewnić sobie do nich łatwy dostęp? Najlepiej zainwestować w funkcjonalny sprzęt biurowy!
- Pudła archiwizacyjne - pozwalają uporządkować większą ilość dokumentów i nadają się doskonale do przechowywania długoterminowego. Wykonywane są z tworzywa bezkwasowego, zapobiegającego blaknięciu tuszu.
- Segregatory - polecane są zwłaszcza te modele, które na grzbiecie zaopatrzone są w odpowiednie etykiety umożliwiające opisanie zawartości.
- Kuweta i pojemnik na dokumenty metalowy - jeden z najłatwiejszych sposobów na zadbanie o czystość na biurku. Doskonale sprawdzą się również jako elementy wyposażenia półek i szaf na dokumenty.
Dobra organizacja dokumentów to klucz do zadbania o ład i porządek w każdej firmie. Postaw na funkcjonalne organizery na biurko, segregatory i teczki, dzięki, którym każdy dokument będzie zawsze na swoim miejscu!
