Archiwum dokumentacji w firmie - dlaczego należy niszczyć dokumenty?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej, obliguje ich właścicieli do odpowiedniego przechowywania dokumentacji. Prawidłowa archiwizacja danych, a przy tym również i spełnianie w tej kwestii odpowiednich procedur ich zabezpieczania, odgrywa niezwykle istotną rolę. Decydując się na odpowiednie wyposażenie biura, należy zakupić do niego takie sprzęty i takie akcesoria, które zapewnią zarówno bezpieczne przechowywanie tych dokumentów, jak i również późniejszą możliwość ich niszczenia.

W polskim prawie nie ma obowiązku archiwizowania całej dokumentacji od momentu założenia firmy, aż do czasu jej zamknięcia. Wszelkie dane mają określony okres przydatności, dlatego też wiedząc już, kiedy można je zniszczyć, jak najbardziej warto to zrobić. A dlaczego? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć poniżej. Wcześniej jednak skupmy swoją uwagę na tym, jakie sprzęty i akcesoria należy zakupić do biura, jaką niszczarkę do dokumentów wybrać i to, co stanowi sedno tego artykułu - dlaczego ta procedura jest tak ważna i istotna?

W jakie sprzęty powinno być wyposażone każde biuro?

Każde biuro w zależności od branży, jaką się zajmuje, wymaga z pewnością nieco innego wyposażenia. Zupełnie bowiem inaczej należy zaprojektować przestrzeń dla księgowego, inaczej dla projektanta, a jeszcze inaczej dla przedsiębiorcy zajmującego się biurem podróży. Istnieje jednak takie wyposażenie biura, które w każdym takim miejscu jest po prostu niezbędne. Prócz podstawowych mebli, a więc: biurek, wygodnych krzeseł czy też praktycznych regałów, istotną rolę odgrywają urządzenia biurowe. Spośród tej grupy produktów, wybrać można to wszystko, co znacząco ułatwia wykonywanie pracy. Może więc laminator, metkownica, a może drukarka? Ciekawą propozycją może okazać się na przykład gilotyna do papieru, kalkulator czy tester banknotów. W każdym biurze zapotrzebowanie na tego typu sprzęt jest inne. W jednym może okazać się niezbędne, w innym zupełnie nieprzydatne. W każdym jednak niezwykle istotne znaczenie ma niszczenie dokumentów, a idealną do tego opcją jest oczywiście niszczarka do papieru. I tutaj pojawia się pytanie - jaką wybrać? Na co zwrócić uwagę przy jej zakupie? Która spełni swoje zadania?

Jaką niszczarkę do dokumentów wybrać?

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na rodzaj niszczarki do dokumentów, jaka w naszym konkretnie biurze, okaże się być dobrym wyborem. I tak wyróżniamy dwa jej rodzaje:
- niszczarka tnąca w paski
- niszczarka tnąca na ścinki

Pierwsze są zdecydowanie tańsze i sprawdzają się doskonale do niszczenia dokumentacji, która ma niewielki stopień tajności. Drugie z kolei, choć droższe, to jednak tnąc dokument na ścinki, całkowicie uniemożliwiają odczytanie jego treści.

Drugim, bardzo ważnym elementem jest pojemność niszczarki. Jeśli ma ona służyć sporadycznie dla jednej osoby, wystarczy taka niewielka o pojemności do 10 litrów. W przypadku zaś, gdy ma to być urządzenie do codziennego użytku i to przez wiele osób, wtedy zdecydowanie większa, o pojemności na przykład 20 - 30 litrów, okaże się być dużo lepszym wyborem. Spośród mniejszych modeli, godną uwagi propozycją będzie na przykład niszczarka do dokumentów Leitz IQ Protect 6 P4 o pojemności 10 litrów, pozwalając zniszczyć do 100 arkuszy papieru. Nieco większą z kolei propozycją, bardziej profesjonalną będzie niszczarka do dokumentów Dahle 403, która to z kolei posiada aż 30 litrową pojemność, prostą i intuicyjną obsługę oraz pełną, nowoczesną technologię działania oraz stosunkowo niskie zużycie energii.

Innymi, równie ważnymi czynnikami jest sama wydajność niszczarki, a więc to, ile jest ona w stanie zniszczyć kartek w danym odstępie czasu. Ponadto, warto także spojrzeć na poziom hałasu i oczywiście na dodatkowe funkcje, od których zależy wygoda i komfort jej użytkowania.

Dlaczego należy niszczyć stare dokumenty firmowe?

Zanim odpowiemy na to pytanie, należy mieć na uwadze fakt, iż każda dokumentacja wymaga innego czasu jej archiwizowania, dlatego też odpowiednia selekcja zawsze odgrywa wartość nadrzędną. Kiedy tego dokonamy, można przejść do meritum, a więc do niszczenia dokumentów. Dlaczego więc należy to robić?

1. Ochrona danych osobowych i informacji poufnych
To kluczowy element - a więc ochrona danych osobowych, chroniąca przede wszystkim przed kradzieżą tożsamości, jak również i przed uniknięciem wycieku z firmy informacji poufnych i takich, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce.

2. Dbałość o porządek w przestrzeni biurowej
Dzięki niszczeniu dokumentów można zachować w biurze zdecydowanie większy porządek, pozbywając się tego wszystkiego, co zbędne, co wpływa znacząco na ogólny porządek w przestrzeni biurowej.

3. Mniejsza ilość wyrzucanych śmieci
Zdecydowanie mniej miejsca zajmują ścinki z niszczarki, niż pełne arkusze papieru. Po opróżnieniu urządzenia wystarczy wrzucić je do pojemnika na papier, zyskując w ten sposób zdecydowanie większą w nim ilość miejsca.

Archiwum i organizacja dokumentów jest bardzo ważna, jednak i samo ich niszczenie, również odgrywa istotną rolę. Posiadając niszczarkę do papieru, można takie działanie wykonać w sposób jak najbardziej bezpieczny i odpowiedni i na tym właśnie powinno zależeć każdemu właścicielowi firmy.